Skip to content

Blogs

У нас вы можете скачать каким правовым актом утвержден стандарт гост р 6.30-2003 в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак знак обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом положением об организации. Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации при ее наличии.

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организаций на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД класс Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания принятия решения , для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну единую дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например: Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно - территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:. Документ утверждается должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимости , срок исполнения, подпись и дату, например:.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: Если текст содержит несколько решений, выводов и т. В документах приказ, распоряжение и т. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:.

Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:.

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя.

В третью группу - дата документа, регистрационный номер документа, отметка о поступлении документа, резолюция, отметка об исполнении документа и направлении в дело и др.

Однако поднятая автором статьи тема актуальна как никогда. В настоящее время в нашей стране наблюдается значительный рост культуры работы с документами. Ушли в прошлое времена, когда этой стороне деятельности организаций не уделялось должного внимания. Повсеместно происходит внедрение систем электронного документооборота, расширяется область применения электронных документов, на должности работников служб документационного обеспечения управления все чаще принимаются квалифицированные специалисты, получившие соответствующее образование.

В сложившейся ситуации все более остро ощущается нехватка нормативных документов в сфере делопроизводства и документооборота. А накопленный за почти уже 10 лет опыт применения стандарта специалистами позволит создать документ, полностью соответствующий сегодняшним потребностям в данной области.

О заинтересованности специалистов организаций различных форм собственности и сфер деятельности в этих изменениях говорит количество тем, обсуждаемых на интернет-форумах и страницах специализированных изданий. Прежде всего из новой редакции стандарта необходимо будет исключить очевидные ошибки, допущенные при подготовке ГОСТ Р 6. Одна из таких досадных ошибок вкралась в правила оформления реквизита Адресат речь идет об адресовании документа физическому лицу, то есть гражданину.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:. Ни одного специалиста, применявшего стандарт, это положение не оставило равнодушным. Некоторые пытались подводить под это правило какую-то базу, но никакого разумного объяснения этому отделению должностных лиц от физических лиц в данном случае нет и быть не может.

Напомним, что до г. Таким образом, изменение места расположения реквизитов перед фамилией касалось всех случаев оформления реквизита Адресат, если в реквизите указывалась фамилия лица. И хотя со времени издания стандарта прошло уже около десяти лет и многие привыкли к различиям в оформлении реквизита, эту ошибку необходимо исправить.

Требуют уточнения правила оформления некоторых реквизитов, например такого реквизита, как Гриф согласования п. Устанавливая порядок оформления этого реквизита и возможные варианты, стандарт ничего не говорит о том, где, в каком месте документа может размещаться гриф согласования, в связи с чем на практике часто возникают вопросы, где должен располагаться гриф согласования: Стандартом предусматривается возможность согласования проекта документа письмом или коллегиальным совещательным органом в этом случае в грифе согласования дается ссылка на протокол заседания , но не содержится никаких указаний, прилагаются ли к документу соответственно письмо, протокол выписка из протокола или нет.

Более четкие правила предусмотрены стандартом в отношении оформления виз на документе отметок о внутреннем согласовании , но в связи с переходом на электронный документооборот возникает потребность регламентировать порядок визирования электронных документов и в случаях, когда используется только документ на электронном носителе то есть аналог на бумажном носителе не создается и когда имеется электронный документ и подлежащий хранению подлинник на бумажном носителе.

Требует уточнения и вопрос оформления заголовка к тексту. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего кого?

Кроме того, в соответствии со схемами расположения реквизитов приложение А к стандарту заголовок к тексту располагается под реквизитами бланка, от границы левого поля, например, в письме:. Аналогичным образом оформляется заголовок к тексту и в таких документах, как приказ, распоряжение, постановление, справка, докладная записка, служебная записка и др.

Но имеется достаточно большая группа документов устав, положение, правила, регламент, инструкция, договор и др. Такие документы часто имеют титульный лист, и название документа печатается на титульном листе как одно целое.

С позиций действующего стандарта такие наименования документов с тесно слившимися частями и составляющими единое целое вообще не представляется возможным как-то квалифицировать.

Получается, что стандарт не содержит правил оформления наименований значительной части документов. Еще один вопрос, нуждающийся в дополнении, - это оформление отметки о наличии приложения. Несмотря на то, что оформление этого реквизита детально регламентировано стандартом, в предлагаемых стандартом вариантах не предусмотрены ситуации, возникшие в последние годы, когда документы, пересылаемые с сопроводительным письмом, записаны на диск, дискету, флеш-карту.

Как оформить отметку о наличии приложения, если прилагаемые документы записаны на электронный носитель? Достаточно ли в отметке о наличии приложения указать только вид носителя и количество носителей? Если на носителе записано несколько документов или много документов, нужно ли указывать их названия и, если да, то где и в какой форме это делать?

Все эти вопросы, безусловно, требуют обдумывания, решения в целях выработки единых правил оформления и закрепления в стандарте. Выше отмечалась необходимость введения в стандарт еще одного реквизита - Наименование должности лица - автора документа. В связи с этим потребуется в разделе стандарта, устанавливающего требования к бланкам, определить состав реквизитов должностного бланка в действующей редакции стандарта этого нет.

Кроме того, необходимо будет дать образцы должностных бланков, поскольку состав реквизитов должностных бланков и последовательность их расположения различаются в зависимости от того, является ли должностное лицо руководителем заместителем организации или руководителем заместителем территориального органа власти.

Если с должностными бланками руководителей заместителей организаций все ясно реквизиты должностного бланка располагаются в последовательности: На практике встречаются два варианта бланков; в одном случае реквизиты бланка располагаются в последовательности: Приведем пример бланка главы субъекта Российской Федерации:. Например, в бланк письма включены реквизиты Место составления или издания документа реквизит 14 , Отметка о контроле реквизит 19 , в то время как ни тот, ни другой в бланках писем не используются.

К сожалению, эта ошибка не единственная. При пересмотре стандарта необходимо будет решить вопрос использования общего бланка. В настоящее время общие бланки применяются исключительно в органах власти и весьма ограниченно. Общий бланк - это бланк, содержащий фактически только наименование организации - автора документа, поэтому он может использоваться для подготовки различных документов протоколов, актов и др.

Поскольку общие бланки использовались для подготовки, главным образом, внутренних документов, организации в большинстве своем отказались от общих бланков в пользу компьютерных электронных шаблонов конкретных видов документов. Использование электронных шаблонов бланков, исключающих необходимость изготовления бланков на бумажном носителе, - еще один вопрос, который тоже должен найти отражение в новой редакции стандарта.

И еще один вопрос, который также может быть предметом регулирования в стандарте, - язык языки , которые могут использоваться в бланках. В действующей редакции стандарта предусмотрена возможность использования бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и языке субъекта Российской Федерации.

При этом реквизиты бланка печатаются на двух языках: В редакциях стандарта и гг. Из стандарта г.